Tre städfirmor som ska lämna pris på samma kontor ger tre priser som inte går att jämföra om ingen av dem vet hur många kvadratmeter det gäller och hur ofta det ska städas. En offertförfrågan ska ge alla leverantörer samma underlag och be om svar i samma form. Mallen nedan går att kopiera och fylla i för städning, trycksaker och IT-support.
Mall för offertförfrågan som du kan kopiera
Byt texten inom hakparentes mot dina egna uppgifter och skicka samma förfrågan till alla leverantörer.
- Från: [företagsnamn, organisationsnummer, kontaktperson, e-post och telefon]
- Förfrågan: [nummer och datum, så att leverantören kan hänvisa till den i offerten]
- Uppdraget: [en mening om vad som ska köpas, till exempel kontorsstädning eller tryck av broschyrer]
- Omfattning: [vad som ska ingå, och vad som uttryckligen inte ingår]
- Mängd: [antal, upplaga, yta i kvadratmeter, antal användare, timmar eller hur ofta]
- Leveranstid eller avtalsperiod: [datum för leverans, eller start och slut för ett löpande uppdrag]
- Plats: [adress för leverans eller utförande, och tider då det går att komma in]
- Pris: [ange priset exklusive moms, som totalpris eller pris per enhet, och redovisa tillägg som frakt, resor och startavgift för sig]
- Betalningsvillkor: [till exempel faktura 30 dagar netto, och om förskott godtas]
- Giltighetstid: [offerten ska vara bindande och gälla till och med datum]
- Svar: [senaste dag för offerten, och till vilken e-postadress den ska skickas]
- Så jämförs offerterna: [till exempel lägsta totalpris, eller pris och leveranstid med angiven vikt]
- Bilagor: [ritning, lokalförteckning, tryckoriginal eller annan beskrivning som alla får samma version av]
Mängden avgör om priserna går att jämföra
Offerter går inte att ställa mot varandra när leverantörerna själva har fått gissa mängden. En tryckare som räknar på 500 broschyrer och en som räknar på 2 000 ger två styckpriser som inte säger något om varandra. En städfirma som räknar med städning varje vecka och en som räknar med varannan vecka svarar på två olika uppdrag.
Skriv mängden i siffror och i samma enhet till alla. Vet du inte exakt hur stor mängden är, ange ett antagande, till exempel 400 kvadratmeter kontor och tre städtillfällen i veckan, och be om pris per enhet så att du kan räkna om när mängden ändras.
Omfattningen behöver samma precision. Ingår fönsterputs, ingår installation, ingår support utanför kontorstid? Det som inte står med räknar varje leverantör på sitt eget sätt, och då jämför du deras antaganden i stället för deras priser. Gäller förfrågan el- eller installationsarbete finns en egen checklista för offerter från montörer.
Be om giltighetstid, annars avgör lagen hur länge offerten gäller
En offert är i regel ett anbud, och enligt 1 § avtalslagen är ett anbud bindande för den som lämnat det. Reglerna i 2 till 9 §§ gäller bara så långt inget annat följer av anbudet eller svaret eller av handelsbruk eller annan sedvänja.
Har leverantören satt en tid för svar ska ditt ja ha kommit fram inom den tiden. Saknar en skriftlig offert svarstid gäller i stället 3 §: svaret ska komma fram inom den tid som leverantören skäligen kunde räkna med när offerten lämnades. Hur lång den tiden är står inte i lagen. Ett muntligt anbud måste du anta omedelbart, om du inte har fått anstånd med svaret.
Skriv i förfrågan att offerten ska gälla till och med ett visst datum, och välj ett datum som ger dig tid att jämföra alla svar och fatta beslut. Står det ”utan förbindelse” eller ”utan obligo” i en offert är den inget bindande anbud, bara en uppmaning till dig att själv lämna ett anbud med det innehållet. Skickar du ett sådant anbud inom rimlig tid och leverantören måste inse att det kom på leverantörens uppmaning, ska leverantören utan oskäligt uppehåll meddela om anbudet inte antas. Annars anses leverantören ha antagit det.
Hur leverantören bör bygga upp sin offert står i guiden om när en offert blir bindande för den som skickar den.
Plats, leveranstid och betalningsvillkor styr priset
En tryckare som ska leverera på tre dagar och en som får tre veckor räknar på olika kostnader. En IT-leverantör som ska svara inom en timme räknar på en annan bemanning än en som får svara nästa arbetsdag. Ange samma tid till alla.
Platsen avgör frakt och restid. Skriv adressen, och om det finns hiss, lastkaj eller tider då lokalen är låst. Betalningsvillkoren påverkar leverantörens kalkyl på samma sätt: en leverantör som får betalt efter 30 dagar bär kostnaden längre än en som får betalt i förskott. Ange villkoren i förfrågan, så att ingen leverantör räknar med sina egna.
Skriv i förfrågan hur offerterna ska jämföras
En leverantör som vet att lägsta totalpris avgör räknar annorlunda än en som vet att leveranstid och referenser väger lika tungt. Skriv ut vad som avgör, och i vilken ordning. Det gör också ditt eget beslut lättare att förklara för den som inte fick uppdraget.
Be om priset uppdelat på samma rader hos alla, till exempel arbete, material, frakt och startavgift. Då ser du var skillnaden mellan offerterna ligger, och en låg totalsumma som saknar en post blir synlig.
Svarar du ja med ändringar har du lämnat ett nytt anbud
Enligt 6 § avtalslagen räknas ett svar som antar anbudet men inte stämmer med det på grund av tillägg, inskränkning eller förbehåll som ett avslag i förening med ett nytt anbud.
Skriver du ”vi antar offerten, men med 60 dagars betalningstid” har du avslagit offerten och lämnat ett eget anbud. Ett avslaget anbud faller, även om giltighetstiden inte har gått ut. Säger leverantören nej till din ändring kan du inte gå tillbaka och anta den ursprungliga offerten.
Vill du förhandla om något, fråga först och anta sedan. Andra stycket i 6 § gör ett undantag när den som svarar anser att svaret stämmer med anbudet och mottagaren måste inse det. Då måste mottagaren utan oskäligt uppehåll meddela att svaret inte godtas, annars anses avtal ha kommit till stånd med svarets innehåll. Hur det fungerar när leverantörens bekräftelse avviker från din beställning står i artikeln om att en avvikande orderbekräftelse är ett nytt anbud.
Läs också varje offert mot din förfrågan. En offert som utelämnar en del av omfattningen, räknar på en annan mängd eller lägger till egna villkor binder leverantören till just det innehållet, inte till det du frågade efter.
Offentlig upphandling följer andra regler
Mallen gäller köp mellan företag i privat sektor. Kommuner, regioner och statliga myndigheter som köper in följer upphandlingslagarna. Lagen om offentlig upphandling gäller när inköpet inte omfattas av någon av de andra upphandlingslagarna, och den har egna krav på annonsering, tidsfrister och dokumentation. Vägledning om de reglerna finns hos Upphandlingsmyndigheten.
Senast faktagranskad: 23 oktober 2026